Nabídka archivace spisových agend

Publikováno 14. led 2009

Profesionální archivace dokumentů

Společnost AMEX Brno, s.r.o. patří k předním poskytovatelům služeb v oblasti Správy dokumentů a spisové služby. Ukládá dokumentaci jak „aktivních“ organizací, které se rozhodly pro tento racionální a pro ně finančně výhodný způsob ukládání spisů, tak i organizací v likvidaci či úpadku.  

Nabídka archivace spisového materiálu

Společnost AMEX Brno, s. r. o. má vlastní, plně vybavenou spisovnu, ve které poskytuje své služby. Spisovna je umístěna v objektu na adrese Absolonova 10a, Brno Komín, který je ve vlastnictví společnosti.  Činnost spisovny je vykonávána pod dohledem Moravského zemského archivu v Brně. Zajišťuje archivaci dokumentů po celou zákonem stanovenou dobu uložení a jejich následnou skartaci. 

Nabízíme: umístění spisovny v bezzáplavové oblasti, možnost individuálního uložení dokumentů v oddělených prostorách (tento způsob archivace je vhodný zejména pro advokáty, finanční instituce a pod.), 10 000 běžných metrů skladovacích prostor, odborné poradenství, veškerou dopravu spisů z místa jejich uložení do archivu - spisovny, vlastní archivaci dokumentů, vyhledávání a dopravu dokumentů do sídla klienta v nejkratším možném termínu. Dokumenty k ukládání jsou přijímány a požadavky na vyhledávání jsou vyřizovány nonstop.

Veškerá manipulace s dokumenty, jejich přijímání, třídění, vlastní uložení a skartace probíhá ve smyslu platných předpisů, upravujících archivaci a činnost archivní a spisové služby v platném znění. Především se jedná o Zákon č.499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a navazující Vyhlášky č.645/2004 Sb. - ustanovení zákona o archivní a spisové službě, dále pak Vyhláška č.646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Se svěřenými dokumenty je nakládáno dle výše  citované legislativy. Je sledována doba uložení a skartace. Souhlas ke skartaci dává místě příslušný státní archiv na základě podané žádosti ke skartaci.

Cena za uložení písemností do které patří dále uvedené činnosti se pohybuje od 0,40 Kč do 1,00 Kč za jeden běžný metr uložených spisů formátu A4 a den + DPH.  V této ceně jsou obsaženy kromě vlastního uložení spisů i veškeré další služby včetně dopravy.  Tím dostává klient, jehož spisy jsou ukládány, jednu, transparentní a lehce kontrolovatelnou cenu bez jakýchkoliv dalších vícenákladů. Konkrétní cena je závislá zejména na objemu archivovaných písemností a předpokládané frekvenci jejich vytěžování.

V ceně za uložení písemností jsou zahrnuty následující služby:

1. přemístění, zpracování a aktuální skartace spisů spočívající zejména v následujících činnostech: naložení a svoz spisového materiálů z místa jeho původního uloženi do komerční spisovny, základní roztřídění, uspořádání a uložení písemností, aktuální skartace písemností s již uplynulou dobou uložení, vyhotovení skartačního řádu, řádné označení písemností s vyznačením roku skartace, organizační uspořádání spisového materiálu a komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem
2. skladování, evidence a vytěžování písemností spočívající v následujících činnostech: uložení písemností včetně poskytnutí archivních krabic pro ty agendy, u kterých je nezbytná ochrana při dlouhodobém ukládání,  evidence písemností v přehledných celcích, informační vytěžování písemností pro potřeby objednavatele, jeho bývalých zaměstnanců a kontrolních orgánů, průběžná skartace písemností ve lhůtách určených závaznými předpisy, vystavení všech potvrzeni o uložení písemností potřebných pro objednavatele z hlediska jeho činnosti a komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem o uložení písemností objednavatele.

Prostory spisovny společnosti AMEX Brno, s.r.o. jsou pro eventuelní práci našich klientů  v místě uložení spisů plně vybaveny příslušným kancelářským vybavením.

Lhůty pro svoz a vyhledávání spisů:

Svoz spisů provádíme do jednoho týdne po podepsání Smlouvy o uložení.

Roztřídění spisů a zpracování předávacího protokolu a kalkulačního listu provádíme do dvou týdnů po svozu písemností .

Naší silnou stránkou je dlouholeté firemní know-how, sehraný a zkušený tým zaměstnanců, vlastnictví objektu ve kterém je naše komerční spisovna umístěna, její moderní vybavení (pojízdné regály pro uložení spisů a kompletní kancelářské vybavení), odborný dohled nad manipulací a uložením spisových agend a vlastní přepravní skupina umožňující naložit a dopravit do spisovny agendu z libovolného místa naší republiky i ze zahraničí, nonstop provoz a flexibilita při vyhledávání a doručování dokumentů.

Pro provozování naší činnosti nám byla vydána Živnostenským úřadem Magistrátu města Brna koncesní listina evidenční číslo 370200-2163481-00. Všichni naši zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí a prochází pravidelnými školeními. V našem archivu jsou vytvořeny optimální podmínky pro uložení dokumentů a pro jejich kvalitní, odpovědnou a bezpečnou správu.

Reference – seznam organizací o jejichž spisovou agendu pečujeme najdete na našich webových stránkách komerční spisovny.