Často kladené otázky a odpovědi - Komerční spisovna, archivace dokumentů a účetních dokladů

Podle čeho se se řídí povinnost ukládat nebo archivovat spisy?

Povinnost ukládat a archivovat spisové agendy je dána zákonem č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a dále mění ustanovení některých zákonů, ve znění zákona č. 413/2005 Sb., zákona č. 444/2005 Sb., zákona č. 112/2006 Sb., zákona č. 181/2007 Sb., zákona č. 296/2007 Sb. a zákona č. 32/2008 Sb.

Proč došlo ke změně zákona č. 499/2004 Sb.?

Kromě většího důrazu na dokumenty v elektronické podobě se novela zákona č. 499/2004 Sb. zaměřila na odstranění některých ustanovení zákona, která byla vzájemně protikladná, nejednoznačná, v praxi obtížně realizovatelná, neúplná nebo byla v rozporu s jinými právními předpisy.

Jaké jsou povinnosti likvidátora firmy k uchování firemních agend?

Likvidátor je povinen zajistit v případě ukončení činnosti firmy zpracování, archivaci a skartaci podnikových agend. Do té doby nemůže být likvidace firmy ukončena a firma nemůže být vymazána  z obchodního rejstříku. K výmazu firmy z OR je likvidátor povinen předložit rejstříkovému soudu potvrzení územně příslušného archivu že bylo zabezpečeno uložení spisových agend a ostatních dokumentů zanikající společnosti.

Co je to archiválie?

Archiválií   je podle zákona č. 190/2009 v platném znění dokument,  který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.

Musí zajistit archivaci dokumentů i insolvemční správce?

Zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění ukládá povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií rovněž insolvenčním správcům v případě dokumentů dlužníka, na kterého byl prohlášen konkurz. Bez zajištění následné péče o dokumenty dlužníka nemůže požádat po ukončení konkurzu o výmaz firmy z obchodního rejstříku.

Co je to skartace dokumentů?

Skartací dokumentů obvykle rozumíme jejich mechanickou likvidaci pomocí skartačních strojů. Takto skartovaný a vytříděný papírový materiál  může být následně recyklován.  Méně obvyklá a z ekologického hlediska nevhodná je skartace dokumentů jejich spálením v městských spalovnách.

Jak se rozlišují skartovací stroje?

Kromě výkonu (kolik stránek formátu A4 skartovací stroj znehodnotí za časovou jednotku) se skartovací stroje rozlišují i způsobem, jak je daný dokument znehodnocen. Podle současných zákonů se z hlediska utajení dokumentů rozlišují pomocí číselné stupnice na čtyři stupně.

Je to stupeň utajení

1. - pro dokumenty vyhrazené
2. - pro dokumenty důvěrné
3. - pro dokumenty tajné
4. - pro dokumenty přísně tajné

Podle toho, jaké dokumenty se z hlediska utajení skartují, použije se příslušný skartovací stoj.
Skartovací stroje pro stupeň č. 1 mají velikost řezu pro proužky max. š. 6 mmm
                            pro stupeň č. 2 proužky max. 2 mm nebo částice max. 4 x 80 mm
                            pro stupeň č. 3 částice max. 2 x 15 mm
                            pro stupeň č. 4 částice max.  0,8 x 13 mm

Kdo má povinnost uchovávat dokumenty?

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají soukromoprávní původci. Jsou to:

a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku
b)politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti,
c)profesní komory; členové profesních komor jen v případech, pokud dokumenty vzniklé z jejich činnosti jsou veřejnými listinami,
d)nadace a nadační fondy, obecně prospěšné společnosti,
e)likvidátoři v případě dokumentů původce, který je v likvidaci, a správci konkursní podstaty v případě dokumentů původce, na kterého byl prohlášen konkurs,

Co je to skartační řízení?

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhož přešla působnost zaniklého určeného původce dokumentu. Tyto osoby jsou povinny umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.

Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.  Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle původce příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. K provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi.

Na skartační řízení dohlíží a výběr archiválií provádí archiv, který by jinak byl příslušný provádět u původce výběr archiválií mimo skartační řízení.