Povinnost ukládat a archivovat spisové agendy je dána zákonem č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a dále mění ustanovení některých zákonů, ve znění zákona č. 413/2005 Sb., zákona č. 444/2005 Sb., zákona č. 112/2006 Sb., zákona č. 181/2007 Sb., zákona č. 296/2007 Sb. a zákona č. 32/2008 Sb.
Kromě většího důrazu na dokumenty v elektronické podobě se novela zákona č. 499/2004 Sb. zaměřila na odstranění některých ustanovení zákona, která byla vzájemně protikladná, nejednoznačná, v praxi obtížně realizovatelná, neúplná nebo byla v rozporu s jinými právními předpisy.
Likvidátor je povinen zajistit v případě ukončení činnosti firmy zpracování, archivaci a skartaci podnikových agend. Do té doby nemůže být likvidace firmy ukončena a firma nemůže být vymazána z obchodního rejstříku. K výmazu firmy z OR je likvidátor povinen předložit rejstříkovému soudu potvrzení územně příslušného archivu že bylo zabezpečeno uložení spisových agend a ostatních dokumentů zanikající společnosti.
Archiválií je podle zákona č. 190/2009 v platném znění dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.
Zákon č. 499/2004 Sb. v platném znění ukládá povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií rovněž insolvenčním správcům v případě dokumentů dlužníka, na kterého byl prohlášen konkurz. Bez zajištění následné péče o dokumenty dlužníka nemůže požádat po ukončení konkurzu o výmaz firmy z obchodního rejstříku.
Skartací dokumentů obvykle rozumíme jejich mechanickou likvidaci pomocí skartačních strojů. Takto skartovaný a vytříděný papírový materiál může být následně recyklován. Méně obvyklá a z ekologického hlediska nevhodná je skartace dokumentů jejich spálením v městských spalovnách.
Kromě výkonu (kolik stránek formátu A4 skartovací stroj znehodnotí za časovou jednotku) se skartovací stroje rozlišují i způsobem, jak je daný dokument znehodnocen. Podle současných zákonů se z hlediska utajení dokumentů rozlišují pomocí číselné stupnice na čtyři stupně.
Je to stupeň utajeníPodle toho, jaké dokumenty se z hlediska utajení skartují, použije se příslušný skartovací stoj.
Skartovací stroje pro stupeň č. 1 mají velikost řezu pro proužky max. š. 6 mmm
pro stupeň č. 2 proužky max. 2 mm nebo částice max. 4 x 80 mm
pro stupeň č. 3 částice max. 2 x 15 mm
pro stupeň č. 4 částice max. 0,8 x 13 mm
Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle původce příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. K provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi.
Na skartační řízení dohlíží a výběr archiválií provádí archiv, který by jinak byl příslušný provádět u původce výběr archiválií mimo skartační řízení.Několikrát do měsíce zasíláme novinky emailem. Náše novinky obsahují upozornění na konané dražby, změny v zákonech, které se dotýkájí jakkoliv naší činnosti. Získáte tak i Vy rychlé a přehledné informace, a zadarmo!
Ochrana osobních údajů | Mapa stránek | Přihlášení | Registrace
Pro čtení novinek přes RSS použijte |
© 1993 - 2011 AMEX Brno s.r.o. | Web Design a hosting od Solengin CZ, s.r.o.