Provoz komerční spisovny, archivace dokumentů a účetních dokladů

Archivace dokumentů je pragmatickým a ekonomicky výhodným řešením pro klienty, pro které je vedení vlastního archivu nebo spisovny příliš nákladnou záležitostí.

Společnost AMEX Brno, s. r. o. má vlastní archiv, ve kterém poskytuje služby archivace dokumentů a následnou péči o uložený materiál. Archiv je umístěn v objektu na adrese Absolonova 10a, Brno Komín, který je ve vlastnictvím společnosti. Archiv a jeho činnost je pod dohledem Moravského zemského archivu v Brně. Zajišťuje archivaci dokumentů po celou zákonem stanovenou dobu uložení a jejich následnou skartaci.

Náš archiv nabízí: umístění archivu v bezzáplavové oblasti, možnost individuálního uložení dokumentů v oddělených prostorách (tento způsob archivace je vhodný zejména pro advokáty, finanční instituce a pod.), 10 000 běžných metrů skladovacích prostor. odborné poradenství, veškerou dopravu spisů z místa jejich uložení do archivu - spisovny, vlastní archivaci dokumentů, vyhledávání a dopravu dokumentů do sídla klienta v nejkratším možném termínu. Dokumenty k archivaci jsou přijímány a požadavky na vyhledávání jsou vyřizovány non stop.

Archivace dokumentů, jejich přijímání, třídění a vlastní archivace probíhá ve smyslu platných předpisů, upravujících archivaci a činnost archivní a spisové služby v platném znění. Především se jedná o Zákon č.499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a navazující Vyhlášky č.645/2004 Sb. - ustanovení zákona o archivní a spisové službě, dále pak Vyhláška č.646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

Se svěřenými dokumenty je nakládáno dle výše  citované legislativy. Je sledována doba uložení a skartace. Souhlas ke skartaci dává místě příslušný archiv na základě podané žádosti, ke skartaci.

Cena archivace písemností do které patří dále uvedené činnosti se pohybuje od 0,50 Kč do 1,00 Kč za jeden běžný metr uložených spisů formátu A4 a den. Zde uvedená cena je závislá zejména na objemu archivovaných písemností a předpokládané frekvenci jejich vytěžování. Cena zahrnuje archivaci spisů, dopravu a všechny související služby. Klienti, ukladatelé spisů, tak dostávají jednu, lehce kontrolovatelnou cenu za uložení.

V ceně za archivaci a uložení písemností jsou zahrnuty následující služby:

1. přemístění, zpracování a aktuální skartace spisů spočívající v následujících činnostech:
   
   • naložení a odvoz spisového materiálů z místa jeho původního uloženi do komerční spisovny
   • základní roztřídění, uspořádání a uložení písemností ,
   • aktuální skartace písemností s již uplynulou dobou uložení,
   • vyhotovení skartačního řádu,
   • řádné označení písemností s vyznačením roku skartace,
   • organizační uspořádání spisového materiálu,
   • komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem včetně upozornění o uložení písemností,
   • předání archiválií věcně a místně příslušným státním archívům,
   • zavedení uložené spisové agendy do výpočetního systému spisovny
     
2. skladování, evidence a vytěžování písemností spočívající v následujících bodech:
   
   • archivace písemnosti typu "S",
   • evidence písemností v přehledných celcích,
   • informační vytěžování písemností v souladu s obecně závaznými právními předpisy pro potřeby objednavatele,  jeho bývalých zaměstnanců a kontrolních orgánů,
   • průběžná skartace písemností ve lhůtách určených obecně závaznými předpisy,
   • vystavení všech potvrzeni o uložení písemností potřebných pro objednavatele z hlediska jeho činnosti v konkurzním řízeni a komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem o uložení písemností objednavatele.

Pro správce konkurzních podstat a likvidátory společností umožňujeme zvláštní režim.

Lhůty pro vyhledávání spisů ve spisovně do 6ti hodin. Doručení spisů kurýrem do 24 hod. pro brněnské klienty, do 48 hodin pro mimobrněnské klienty.

Naší silnou stránkou je dlouholeté firemní know-how, sehraný a zkušený tým zaměstnanců, vlastnictví objektu ve kterém je naše komerční spisovna umístěna, její moderní vybavení (pojízdné regály pro uložení spisů a kompletní kancelářské vybavení), odborný dohled nad manipulací a uložením spisových agend a vlastní přepravní skupina umožňující naložit a dopravit do spisovny agendu z libovolného místa naší republiky i za zahraničí, non stop provoz a flexibilita při vyhledávání a doručování dokumentů. V našem archivu jsou vytvořeny optimální podmínky pro uložení dokumentů a pro jejich kvalitní a bezpečnou správu. Jsme členy České archivní společnosti.

Prohlédněte si seznam organizací, jejichž písemnosti jsou v naší komerční spisovně uloženy.