Provozní, spisový a skartační řád

Provozní, spisový a skartační řád

Komerční spisovna (dále jen spisovna) společnosti AMEX Brno, s.r.o. vykonává svou činnost na základě koncesní listiny vydané Živnostenským úřadem Magistrátu města Brna evidenční číslo 370200-2163481-00 .  Komerční spisovna je umístěna v objektu, který je ve výhradním vlastnictví  společnosti AMEX Brno, s.r.o. na adrese Absolonova 10a, Brno Komín, PSČ 624 00.

  1. Přijímání písemností

    Písemnosti jsou do spisovny přijímány v komerční spisovně AMEX Brno, s.r.o. Absolonova 10a, Brno Komín vždy v pracovní dny v době od 8:00 – 18:00 hod. V případě potřeby jsou písemnosti po předchozí dohodě přijímány mimo tuto dobu i ve dnech pracovního klidu. Při přijímání se v potřebných případech pořídí fotodokumentace písemností ve stavu, v jakém byly do spisovny dodány nebo v jakém se nalézali před nakládkou u ukladatele.

    Pokud není ve „Smlouvě o uložení písemností“ s ukladatelem dohodnuto jinak, zajistí spisovna svoz písemností z místa  ukladatelem určené a to na jeho náklady. Před svozem budou písemnosti (pokud je to nutné) zabaleny tak, aby při přepravě nedošlo k jejich poškození. Písemnosti jsou obvykle připraveny v balících a převázány motouzem nebo v šanonech, jednotlivé balíky a šanony jsou uloženy v přepravkách. Písemnosti jsou přepravovány běžnými dopravními prostředky tak, aby náklady na přepravu byly minimalizovány. Na přání ukladatele lze provést převoz v uzamykatelných kontejnerech.

    O přejímce písemností od organizace, která doposud do spisovny neukládala, je informován Moravský zemský archiv v Brně.

    Spisovna vede základní evidenci dokumentů spisové služby v listinné podobě v podacím deníku. Jsou do něho zapisovány v číselném a časovém pořadí došlé dokumenty, případně ústní činěná podání. Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů. Náležitosti podacího deníku jsou uvedeny v příslušných zákonných normách.

  2. Vstup písemností do spisovny

    Ukladatel ukládá písemnosti na základě předávacího protokolu v kterém jsou uvedeny předávané spisy s vyznačením původce dokumentu, rok vzniku dokumentu, skartační znakdokumentu vzhledem k jeho významu („A“, „V“ a „S“) a rok jeho skartace. V případě že ukladatel předá spisovně písemnosti neroztříděné, pracovníci spisovny provedou roztřídění a vyhotovení předávacího protokolu za ukladatele a tento posléze s ukladatelem odsouhlasí. Písemnosti jsou tříděny podle „Typového skartačního rejstříku“ s přihlédnutím k souvisejícím  zákonným předpisům. Třídění provádí zaškolení zaměstnanci spisovny, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti při ochraně uložených dat. Na základě požadavku ukladatele je možno skartační lhůty jednotlivých spisových agend prodloužit.

    Při třídění písemností podle skartačního plánu dané organizace jsou v první fázi vytříděny písemnosti typu „A“, které budou po uplynutí příslušné ukládací doby předloženy místně příslušnému státnímu archivu k posouzení jejich archivní hodnoty a v kladném případě tomuto archivu předány. Písemnosti typu „S“, které mají po vstupu do spisovny uplynulou úložnou dobou jsou sepsány a po obdržení souhlasu od příslušného státního archivu ekologicky skartovány..

    Každý ukladatel obdrží kopie seznamu písemností uložených ve spisovně, písemností předaných do státního archivu a písemností skartovaných.

  3. Uložení písemností

    Písemnosti jsou ukládány v komerční spisovně schválené k tomuto účelu Moravským zemským archivem v Brně. Spisovna je zařazena do prostor se zvýšeným požárním nebezpečím a podléhá kontrole státního požárního dozoru.  Spisovna je vybavena posuvnými kompaktními kovovými regály, které jsou certifikovány výrobcem. Regály jsou očíslovány, jednotlivé police jsou očíslovány pod evidencí tzv.paprsku v rámci regálu, police  mají číselné označení a obsah police např.pojízdný regál číslo I.,police č.1, paprsek 1.1.,1.2,1.3.,1.4.,1.5.,obsah police – fa“ABC“,kategorie spisu červeně I. – archiválie, modře II – ostatní.

    Provoz spisovny je sledován Moravským zemským archivem v Brně.  Seznam uložených písemností je vložen do počítače, který také sleduje doby uložení a skartace.

    Písemnosti typu „S“, u kterých běží zákonná doba uložení jsou řazeny za sebou dle roku skartace a jsou ukládány. S písemnostmi s dobou uložení do 10ti let, pokud jsou předány v jednotlivých šanonech, není prováděna žádná další manipulace. Písemnosti s delší dobou uložení, volné složky písemností apod. jsou ukládány do archivních krabic. Veškeré doklady ve spisovně jsou vedeny pod úložnými znaky se skartačními lhůtami. Spisovna má zavedenu vlastní strukturu značení.

  4. Skartace písemností, skartační řízení

    Do skartačního řízení se zahrnují všechny dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta. Skartační lhůty se nesmějí krátit. Skartační lhůta může být prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro vlastní činnost.

    Skartační postup je následující:

    1. Skartační doba začíná běžet od 1. ledna roku následujícího po vyřízení písemností nebo po uzavření spisu.
    2. Skartační řízení se provádí pravidelně, v ročních skartačních obdobích, komplexně za celou komerční spisovnu, a jeho předmětem jsou všechny písemnosti, u nichž uplynuly stanovené skartační lhůty.
    3. Skartační řízení se provádí pod dohledem tříčlenné skartační komise jejímž členem je i vedoucí spisovny.
    4. U písemností skupiny „V“ se provede výběr v součinnosti se státním archivem (dále jen archiv), který je k tomu místně příslušný.  Ten na návrh skartační komise posoudí trvalou hodnotu písemností a podle výsledku je rozdělí do skupiny „A“ a „S“.
    5. Pověřený pracovník spisovny vypracuje skartační návrh, ve kterém je zdůvodněno navrhované  vyřazení písemností. Skartační návrh obsahuje označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku, návrh termínu provedení skartačního řízení.
    6. Ke skartačnímu návrhu je připojen seznam písemností k vyřazení. V seznamu musí být písemnosti uspořádány podle spisového plánu a rozděleny podle skartačních znaků „A“ a „S“. V těchto skupinách se jako podskupiny uvádí písemnosti původně označené znakem „V“, jež byly při výběru zařazeny podle své hodnoty do skupin „A“ a „S“.
    7. Skartační návrh se předkládá příslušnému archivu pověřenému dohledem na skartační řízení.
    8. Archiv posoudí písemnosti navržené k vyřazení z hlediska jejich trvalé hodnoty. O výsledku se sepíše dvojmo skartační protokol, který obsahuje konečné vyjádření archivu a naložení s písemnostmi uvedenými ve skartačním návrhu.
    9. Jestliže archiv shledá, že všechny náležitosti skartačního řízení, především posouzení a navrhované vyřazení písemností, odpovídají všem předepsaným požadavkům, vydá skartační povolení. Bez tohoto souhlasu nesmějí být žádné písemnosti zničeny.
    10. Po obdržení skartačního povolení a nabytí jeho účinnosti potom spisovna:
      1. v termínu dohodnutém s archivem protokolárně odevzdá písemnosti skupiny „A“ archivu pověřenému péčí o archiválie.
      2. provede skartaci písemnosti skupiny „S“
      3. zaznamená vyřazení písemností v evidenčních knihách.
    11. Skartace písemností se provádí po vydání písemného povolení ke skartaci místně příslušným státním archivem, které nabylo právní moci. Písemnosti se přemístí do k tomu vyhrazené prostory, kde se připravují ke skartaci. Skartace probíhá na základě smlouvy s brněnskou spalovnou spálením ve spalovně. Spisy jsou pod dozorem člena skartační komise přivezeny přímo k tomu účelu vyhrazené násypce, odkud jsou automaticky přemístěny do spalovacího zařízení. Na přání může zástupce ukladatele celý proces sledovat.

     

  5. Vytěžování písemností

    Nahlížet do písemností smí pouze ukladatel nebo jím pověřené osoby. Každý nahlížitel je evidován v knize návštěv. Žádosti o informace z uložených spisů se podávají buď písemnou formou nebo žádostí zaslané do datové schránky skladovatele.  Na základě zvláštního ujednání (zamezení zneužití podání informace neoprávněné osobě) je možno žádosti přijímat i telefonicky. Žádosti jsou vyřizovány standardně do 24 hod. v urgentních případech do 6 ti hod.

    Nahlížená do dokumentů uložených ve spisovně je povoleno pouze pověřeným osobám ukladatele a orgánům státní správy. Do osobního spisu může dále nahlížet pouze osoba, které se tento spis týká. Nahlížení do spisu a výpisky event. kopie spisů se provádí pouze v prostorách spisovny.

    Kopie písemností v písemné podobě může obdržet nahlížitel oproti úhradě nákladů na pořízení kopie. Nahlížitel může také požádat o zaslání kopií dokumentů poštou nebo zaslání naskenovaného dokumentu do své e-mailové případně datové schránky.  Originály spisů mimo prostor spisovny se zapůjčují pouze výjimečně a to na základě protokolu o výpůjčce/výpůjčního lístkua výpůjčka se eviduje v knize výpůjček. Výpůjčky mimo prostory spisovny povoluje pouze jednatel organizace AMEX Brno, s.r.o. odpovědný za provoz spisovny.

  6. Výběr archiválií

    Posouzení hodnoty dokumentů, rozhodnutí o jejich výběru za archiválie a zařazení do evidence archiválií provádí archiv, který je k tomu příslušný.  

    U dokumentů obsahujících utajované skutečnosti lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení. Výběr archiválií, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí příslušné bezpečnostní archivy.

    U dokumentů obsahujících obchodní, bankovní nebo obdobné tajemství lze předložit dokumenty k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení jen s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí. Ochrana obchodního, bankovního nebo obdobného tajemství není vybráním dokumentů za archiválie dotčena.

    K výběru archiválií z dokumentů obsahujících osobní údaje a k jejich trvalému uchovávání se nevyžaduje souhlas fyzické osoby podle zvláštního právního předpisu.

  7. Budova spisovny a lokační přehled spisovny

    Komerční spisovna je umístěna v objektu, který je ve výhradním vlastnictví  společnosti AMEX Brno, s.r.o. na adrese Brno Komín, Absolonova 10a, PSČ 624 00.  V současné době jsou ve spisovně uloženy spisové agendy cca. 140 organizací. Jejich seznam je uveden na stránkách   Komerční spisovny AMEX Brno. Spisovna (budova, movitý majetek + vybavení ) je příslušně pojištěna 3) .

    Spisovna je umístěna mimo možnou záplavovou oblast. Je vybavena vozíkovými a částečně i stacionárními regály, dále pak nezbytným kancelářským vybavením (počítač, kopírka apod.) a trezorem. Pro spisovnu byla zpracována požární dokumentace a je vybavena mobilními hasicími prostředky, samostatným hydrantem, hlásiči požáru  a zabezpečovacím zařízením. V prostorách pro uložení dokumentů nevede vodovodní, teplovodní, parovodní nebo plynovodní potrubí a dešťová nebo splašková kanalizace. Prostory v kterých jsou uloženy dokumenty jsou zabezpečeny proti vstupu nepovolaných osob.

    Spisovna byla posouzena z hlediska vhodnosti pro ukládání živé agendy Moravským zemským archivem a Stavebním úřadem Úřadu městské části Brno-Komín, který pravomocně povolil svým rozhodnutím její užívání.

    Spisovna je členěná do čtyř prostory. Vstup z ulice Absolonova  na rampu. Za ocelovými  dveřmi je úložný prostor na přepravní bedny,  vpravo a vlevo volný prostor na přípravu vyřazených  a nepotřebných dokumentů typu S, které se zde ukládají po schválení ke skartaci  příslušným nadřízeným okresním státním archivem. Za dalšími kovovými uzamykatelnými dveřmi se nachází místnost se stabilními kovovými regály která slouží ke třídění nově přejatých písemností. Vlevo jsou dvoukřídlé ocelové dveře do hlavní části spisovny, která je uprostřed rozdělena stabilními kovovými regály na dvě poloviny.V obou polovinách  jsou uprostřed nainstalovány mobilní kovové regály po 12ti  kusech. Po stranách místnosti jsou stabilní, bezpečně stojící kovové regály. Prostory spisovny jsou větrány okny pod stropem aktivním prouděním vzduchu – okna x hlavní dveře. Místnosti jsou suché, vzdušné, větratelné. Mají bezpečnostní značení, je zde umístěno upozornění na zákaz manipulace s ohněm, kouření a provádění jakýchkoliv činností ohrožujících bezpečnost uložených dokumentů a celkově budovy. Ve spisovně jsou umístěny tři pravidelně kontrolované příruční hasící přístroje a hydrant.

  8. Bezpečnostní předpisy

    V souladu se Zákoníkem práce platném od 1.1.2007, je zaměstnavatel povinen:

    § 133

    • Nepřipustit,aby zaměstnanec vykonával práce, jejichž výkon by neodpovídal jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti.
    • Informovat zaměstnance  o tom, do jaké kategorie je jeho činnost zařazena
    • Zajistit zaměstnancům informace o bezpečnosti práce a rizicích, které se týkají jejich činnosti a to ihned po nástupu do zaměstnání
    • Zajistit zaměstnanci poskytnutí první pomoci
    • Zajistit dodržování zákazu kouření na pracovišti
    • Zajistit pravidelné proškolování a o vést potřebnou dokumentaci

    § 133c

    Povinnosti zaměstnavatele při pracovních úrazech

    • Zaměstnavatel je povinen vyšetřit možné příčiny úrazu a vede evidenci
    • Vede evidenci v knize úrazů, i když nebyla zaměstnanci způsobena pracovní neschopnost, nebo byla způsobena PN nepřesahující 3 dny
    • Zaměstnavatel  provede na předepsaném formuláři zápis o úrazu a ten odešle stanoveným orgánům a institucím

    § 134

    Pracoviště a pracovní prostředí

    • Zaměstnavatel je povinen  zajistit, aby pracoviště bylo prostorově a konstrukčně uzpůsobeno tak, aby byly vytvořeny odpovídající podmínky pro zaměstnance z hlediska hygieny, bezpečnosti, ochrany zdraví při práci a odpovídaly požadavkům a limitům na pracovní prostředí
    • Pracoviště musí být řádně osvětleno,větráno, k dispozici voda a WC
    • Zajistit vhodné podmínky pro osobní hygienu
    • Zajistit nouzový východ a volnou dopravní přístupnost

    § 134a

    Výrobní  a pracovní prostředky a zařízení

    • Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby veškeré pracovní prostředky a nástroje odpovídaly evropským normám
    • Aby tyto byly patřičně udržovány, kontrolovány a revidovány

    § 135

    Práva povinnosti zaměstnanců

    • Zaměstnanci mají právo na zajištění bezpečnosti a ochranu zdraví při práci, na informace o rizicích jejich práce
    • Zaměstnanci mají právo odmítnout výkon práce, o níž mají důvodně za to, že bezprostředně ovlivňuje či ohrožuje jejich zdraví
    • Každý zaměstnanec je povinen dbát dle svých možností a schopností o vlastní bezpečnost, o své zdraví a řídit se stanovenými předpisy a interními pokyny
    • Dále je zaměstnanec povinen  oznamovat svému zaměstnavateli  nedostatky na pracovišti a dle svých možností a schopností se podlet na jejich odstraňování
    • Dodržovat na pracovišti stanovené pracovní postupy a svévolně neměnit a přeorganizovávat zavedený systém bez konzultace se zaměstnavatelem
    • Pravidelně se nechat proškolit BOZP a vnitřními předpisy
    • Zaměstnanci bez elektrotechnické kvalifikace nesmí provádět žádné manipulace na el.zařízeních
    • Manipulace s jakýmkoliv el.spotřebičem musí být zaevidována a zaměstnanec podepíše seznámení s obsluhou, pokud zaměstnanec zjistí v průběhu času, že došlo k poškození el.spotřebiče nahlásí okamžitě závadu zaměstnavateli, který zajistí odbornou opravu

     

  9. Požární ochrana

    § 23/vyhl.246/2001 Sb.

    • Zaměstnavatel řídí PO ve smyslu § 11 zákona o PO v platném znění
    • Zaměstnanci jsou průběžně proškolování, zejména v provozu komerční spisovny s možným požárním nebezpečím při činnosti tohoto subjektu viz § 4 Zákona o PO zařazeného  do kategorie se zvýšeným požárním  nebezpečím
    • Zaměstnanci jsou průběžně seznamováni s požárními poplachovými směrnicemi , požárním řádem a s požární evakuačním plánem a povinnostmi při požárním poplachu
    • V případě požáru pověřená osoba i pronájemci budovy musí zajistit vypnutí hlavního uzávěru plynu a elektriky – viz plán evakuace
    • V případě konání požárně nebezpečných akcí je nutno postupovat dle právní úpravy, všechny osoby oprávněné k pohybu v komerční spisovně musí být seznámeny s rozmístěním hasících přístrojů a použitím věcných prostředků PO( posléze, po vyčerpání všech možných alternativ na záchranu objektu uzavření požárních  dveří apod.
    • Osoby oprávněné pohybovat se komerční spisovnou jsou povinny si počínat tak, aby svým jednáním nemohly způsobit požár a v případě požáru jsou povinny řídit se pokyny  majitele budovy, velitele požárního útvaru.
    • Osoba, která zjistí případný požár, informuje majitele, pokud toto zjištění neregistruje on sám, ihned volá HZS a informuje zmíněné o ložisku, evakuaci a podniknutých krocích a  opatřeních uskutečněných do daného okamžiku
    • PO se řídí – dokumentací PO – požární kniha
      • provozním řádem PO
      • požárními poplachovými směrnicemi
      • dokumentací o proškolení a seznámení
      • doklady prokazující dodržování technických podmínek
nebo se zaregistrujte:
Nová registrace
Přihlášení / Registrace

Najdete nás na adrese

AMEX Brno, s.r.o.
Hlavní 290/74
624 00 Brno

Česká republika

T:+420 603 852 779
F:+420 542 213 335

E:

Zobrazit adresu AMEX Brno na

Pište nám Vaše dotazy a připomínky

Přihlaste se k odběru novinek

Několikrát do měsíce zasíláme novinky emailem. Náše novinky obsahují upozornění na konané dražby, změny v zákonech, které se dotýkájí jakkoliv naší činnosti. Získáte tak i Vy rychlé a přehledné informace, a zadarmo!