Novinky / články

Pozor na skartace dokumentů

Publikováno 11. úno 2011

Pozor na skartace dokumentů

Každý podnikatel a nezáleží na tom, jestli jde o osobu fyzickou, nebo právnickou má povinnost vést účetnictví, uchovávat (ve vlastním zájmu) obchodní a jiné smlouvy, zakládací listiny společnosti, živnostenské listy a celou řadu dalších dokumentů.

Podnikatel generuje celou řadu dokumentů, musí s nimi pracovat a nějak je uchovávat. Z hlediska zákona o archivnictví a spisové službě podnikatel patří do  skupiny soukromoprávních  subjektů. Zákon neukládá soukromoprávním subjektům vést spisovou službu, což jim na jedné straně usnadňuje už tak těžký život, na druhé straně je ale vystavuje riziku, že se předčasně zbaví dokumentů, které po nich orgány státní správy budou následně vyžadovat. Následky jsou pak nepříjemné a obvykle končí ve formě pokuty, penále apod.

Z tohoto důvodu by měli podnikatelské subjekty dodržovat poměrně jednoduchý proces archivace a skartace dokumentů. Dá se shrnout do tří kroků:

a)     úschova dokumentů u podnikatele na zákonem stanovenou  dobu. Při tom je nutno zdůraznit, že dokumenty by měly být uschovány tak, aby je podnikatel v případě potřeby našel.

b)     výběr dokumentů ke skartaci. Jde o ty dokumenty, u kterých proběhla zákonná lhůta k jejich uložení. Podnikatelé zapsáni v obchodním rejstříku mají navíc povinnost tyto dokumenty roztřídit na archiválie a dokumenty ke skartaci a požádat státní archiv o vyhotovení protokolu o skartačním řízení. Státní archiv pak v protokolu o skartaci roztřídění dokumentů buď potvrdí, nebo ještě upraví.

c)     provedení vlastní skartace a uložení vybraných archiválií do státního archivu

Úschova, čili uložení dokumentů u podnikatele by měla být z jeho hlediska krokem nejdůležitějším. Doba uložení dokumentu, tedy doba za kterou může být dokument skartován, se ze zákona nazývá skartační lhůta. Důležitá při tom je skutečnost, že skartační lhůta nesmí být zkrácena. Její prodloužení je pak na úvaze podnikatele.

Jaká je tedy skartační lhůta. Různé zákony udávají různé skartační lhůty. Na příklad:

Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zák. č. 582/1991 Sb. v platném znění):

-        mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění 30 let (doporučeno 45 let)

-        odvody pojistného na sociální zabezpečení 6 let

Zákon o dani z přidané hodnoty (zák. č. 235/2004 Sb. v platném znění)

-        přiznání k dani z DPH vč. souvisejících dokladů 10 let od konce zdaňovaného období

Zákon o účetnictví (zák. č. 563/1991 Sb. v platné, znění)

-        účetní uzávěrka 10 let

-        pokladní bloky a účtenky 2 roky

-        doklady o předání účetních písemností 5let

-        faktury 10 let

Jak se má tedy podnikatel ve skartačních lhůtách vyznat? Pomůckou, která podnikateli může v tomto ohledu život výrazně ulehčit, je Typový skartační rejstřík, který vydává Ministerstvo vnitra ČR – Odbor archivní správy. Tento rejstřík je s ohledem na změny zákonů pravidelně aktualizován a pro každý typ spisového souboru  udává jeho skartační lhůtu a současně skartační znak, který je pro posouzený významu spisu rozhodující.

Skartační znaky jsou tři:

„A“ je znak pro dokument s trvalou hodnotou určený k uložení do státního archivu,

„S“ je znak pro dokument určený ke skartaci

„V“ je znak pro dokument, který teprve po posouzení archivem bude zařazen jako dokument „A“ nebo „S“.

[Zpět]
nebo se zaregistrujte:
Nová registrace
Přihlášení / Registrace

Najdete nás na adrese

AMEX Brno, s.r.o.
Hlavní 290/74
624 00 Brno

Česká republika

T:+420 603 852 779
F:+420 542 213 335

E:

Zobrazit adresu AMEX Brno na

Pište nám Vaše dotazy a připomínky

Přihlaste se k odběru novinek

Několikrát do měsíce zasíláme novinky emailem. Náše novinky obsahují upozornění na konané dražby, změny v zákonech, které se dotýkájí jakkoliv naší činnosti. Získáte tak i Vy rychlé a přehledné informace, a zadarmo!