Novinky ve výkonu spisové služby

Publikováno 10. úno 2011

Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb. , který vstoupil v platnost roku 2005 doznal v poměrně krátké době osm novelizací v kterých byla provedena řada změn, úprav a doplnění. Proto bylo v roce 2010 vydáno úplné znění tohoto zákona  jako Zákon o archivnictví a spisové službě č. 243/2010 Sb (dále jen zákon).  Tento zákon doplňuje vyhláška č. 190/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.  K tomu je nutno dodat, že se tato vyhláška vztahuje pouze k veřejnoprávním původcům dokumentů, jimiž se pro účely vyhlášky rozumí určení původci¹⁾, obce, které nejsou určenými původci, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona. Lze tedy konstatovat že podle citovaného znění není vyhláška č. 190/2009 Sb. pro soukromoprávní původce závazná.

Zákon stejně jako zákon předchozí rozeznává veřejnoprávní původce spisové agendy a soukromoprávní původce spisové agendy.  Soukromoprávní původci jsou podle tohoto zákona § 3 odst. (2)  podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku a dále politické strany, politická hnutí a další.  

Soukromoprávní původci jsou povinni podle zákona:

a)     uchovávat dokumenty uvedené v příloze 1 tohoto zákona

b)     umožnit výběr archiválií z dokumentů uvedených v příloze 1. a 2 tohoto zákona.

Kritériem výběru archiválie je jejich trvalá hodnota. V § 5 zákona jsou uvedeny kritéria, podle nichž se dokumenty se za archiválie vybírají. Vybírají se podle doby vzniku, podle obsahu dokumentu, podle původu vzhledem k významu, postavení a funkci jejich původce a podle vnějších znaků vzhledem k jejich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu apod.  Z toho lze dovodit, že archiválií může být nejen dokument uvedený v přílohách 1 a 2 zákona, ale i jiná písemnost, mající ne základě uvedených kritérií trvalou hodnotu.

Pro soukromoprávního původce to znamená, že musí spolupracovat s místně příslušným státním archivem a umožnit mu výběr archiválií ze všech dokumentů, které uchovává. Výběr archiválií provádí příslušný archiv ve skartačním řízení § 7 zákona a mimo skartační řízení § 11 zákona.

Pro praxi soukromoprávního původce připadá nejčastěji v úvahu výběr archiválií ve skartační řízení. Skartační řízení provádí příslušný archiv na základě žádosti soukromoprávního původce a to z jeho dokumentů.  Součástí žádosti o skartační řízení je skartační návrh podle § 9 zákona. Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu nebo souboru dokumentů. Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení který v zásadě obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie a soupis dokumentů, které lze zničit. Dokumenty určené ke zničení lze likvidovat až po nabytí právní moci tohoto protokolu.